La comunicació eficaç és clau per a l'èxit en la gestió de projectes

Segons un llibre blanc publicat per Project Management Institute, els projectes liderats per comunicadors efectius aconsegueixen el 80 per cent dels seus objectius originals, mentre que els liderats per comunicadors mínimament efectius només aconsegueixen el 52% dels seus objectius inicials. A més, el 96 per cent dels directius van mencionar que la comunicació ineficaç és la causa principal dels fracassos en el lloc de treball. Això posa èmfasi en la importància de per què els gestors de projectes han de ser un comunicadors excepcionalment bons.

Eixos de la comunicació eficaç

Un recent informe de Forbes diu que els gestors de projectes han de ser experts tant en la comunicació verbal com no verbal. Més concretament, haurien de poder comunicar-se eficaçment a través de trucades telefòniques, missatges instantanis, eines de col·laboració de projectes com Slack, xat web, correu electrònic, videoconferència, així com presencials. Això és important per diverses raons, perquè més del 55 per cent de la interpretació de missatges es basa en el llenguatge corporal i expressions facials, segons el doctor John Lund, expert i investigador en comunicació interpersonal. Altres aspectes que influeixen en la comunicació són el to de la veu (37 per cent) i les paraules utilitzades (8%). Al mateix temps, un gestor de projectes ha de mantenir un equilibri de comunicació intern i extern adequat, especialment en els casos en què el propietari del projecte és client. Els gestors de projectes també haurien d’evitar la comunicació al vol si no és necessari, ja que genera incertesa entre els membres del projecte. A més, pot provocar que els membres del projecte traslladessin la seva atenció de les tasques bàsiques a funcions que el personal que no sigui del projecte pugui manejar de manera més eficient.

Pla de comunicació

Per evitar els problemes comentats anteriorment, la gestió de projectes s’ha de basar en una estratègia de comunicació planificada prèviament. Aquesta estratègia ha d’incorporar un bucle de retroacció i definir clarament els canals, responsabilitats, rols i jerarquia de comunicació adequats. Un marc de comunicació estructurat adequadament evitarà els bloqueigs del projecte causats per la incoherència comunicativa.

Per obtenir més informació sobre com la comunicació juga un paper clau en els resultats de gestió de projectes, consulteu aquesta infografia creada pel programa de màsters en línia de la Universitat de Brandeis en Project Management.