1. Comunicació
Un assistent administratiu ha de ser capaç de parlar i escriure molt bé, ja que retrata la imatge d’una empresa en la seva comunicació. El seu deure és redactar i enviar cartes, minuts i notes que no necessitin faltes d’ortografia i gramaticals. La comunicació també inclou escoltar i relacionar-se amb altres persones. En la majoria dels casos, un assistent administratiu és el primer punt de contacte dels clients. Han de poder parlar amb claredat i concisió, però també han de ser bons oients.
2. Organització
El treball d'un ajudant administratiu té un ritme ràpid. L’organització és una habilitat que ha de formar part de la rutina diària. La feina d’un ajudant és alleugerir la càrrega i les tensions que tenen una infinitat de responsabilitats de ser executiu. Manté el calendari del seu directiu, organitza reunions, conferències i viatges. A partir de les reunions, ella prepara minuts, informes, cartes i altres redaccions. Per garantir que això passi, en el moment adequat i amb totes les coses al seu lloc, l’organització és clau. L’absència d’organització pot provocar situacions difícils que poden causar pèrdues.
3. Treball en equip
Un ajudant administratiu és membre d’un equip. Un equip només funciona amb bons jugadors de l’equip on els èxits es veuen com a esforços conjunts. Cal establir relacions amb els seus directius i companys de feina i formar una relació de confiança. Aquest tipus de relació laboral ajuda a l'equip a assolir els seus objectius amb reptes mínims. Els ajudants administratius, que són jugadors actius de l’equip, milloren les seves habilitats i avancen en la seva feina.
4. Gestió del temps
Un assistent administratiu té molt a veure amb molt poc temps. Una part d’aquest treball és fer que les coses passin, puntualment i completament. Fer prioritats fora de les funcions que cal executar és el secret per evitar que se’ls aclapara. Hi ha distraccions al llarg del dia, mantenir-se concentrat i saber quan passar d’una tasca a l’altra és important. Ser un treballador puntual per estalviar temps i reduir el desordre.
5. Discreció
Un assistent d'administració troba molta informació a l'oficina. Des de cartes, tractes sobre negocis que es discuteixen en una reunió fins a converses a la vista; un assistent administratiu ha de mantenir-ho confidencial. Un bon ajudant evita xafarderies al voltant de l’oficina i té integritat.
Un assistent administratiu ha de ser capaç de fer bones trucades de judici. Principalment no estarà sota supervisió i les decisions preses han de ser correctes. És important la capacitat de reconèixer un problema i canalitzar-lo a la persona adequada per obtenir una solució. La necessitat de ser lògic i raonable per poder prendre les decisions correctes sobre qüestions és un avantatge per a un bon funcionament.
