Però és sens dubte que no es camina pel parc.
Si realment voleu dedicar la vostra vida laboral a algú altre, moltes vegades no caldrà que estigueu disponibles a la gota de barret i tingueu les habilitats necessàries per triomfar en un paper tan exigent.
De manera que, si creieu que necessiteu treballar com a AP i gaudiu d'una carrera plenària, aquí heu de saber tot aquest camí que us gratificarà.
1. Investiga la professió
Per assegurar-vos que aquesta gratificant carrera sigui adequada per a vosaltres, necessitareu una comprensió clara de què consisteix exactament. A continuació, es mostra una visió general del que comporta la feina, quines competències necessitareu i quines seran les vostres condicions laborals, incloses les expectatives salarials.
Descripció de la feina
Com a assistent personal, treballaràs estretament amb els membres del personal sènior, completant les tasques administratives que requereixin. Però sovint el paper va molt més enllà; a mesura que adquireixi experiència, també tindreu més deures que formen part de la planificació d'esdeveniments.
Tot i que els deures poden variar en funció de la indústria i l’organització escollides, aquí teniu una llista de les responsabilitats comunes que haurà de complir una administració:
- controlar les trucades telefòniques, respondre a correus electrònics i respondre les consultes
- gestionar i organitzar el calendari de l’empresari i organitzar reunions
- organització i manteniment de sistemes d’oficina
- prenent minuts a les reunions
- arranjament de viatges
- sent hospitalari per als visitants
- tractar amb els comptes
- assistint a esdeveniments de la indústria
- presentació i exercici d'altres funcions d'oficina
- preparació de presentacions i informes
- executant comandaments generals.
Competències i qualitats essencials
Ser assistent personal requereix molta resistència i una forta personalitat, ja que se li exigirà treballar sota pressió i ajustar els terminis, gestionant altres tasques.
A continuació s’exposen les principals habilitats i qualitats que haureu de tenir.
- Habilitats organitzatives: Organitzar-se és l’habilitat més important que necessiteu com a secretari executiu o ajudant personal; no només haureu de completar les vostres pròpies tasques, sinó que també haureu de concertar les del vostre gestor.
- Habilitats interpersonals i de comunicació: com a assistent personal, tractaràs amb diverses persones i personalitats diferents, el que significa que hauràs de ser capaç de manejar-les de manera professional. Tant les habilitats comunicatives escrites com les verbals són claus per poder articular paraules i maneres adequades.
- Gestió del temps: com a secretari executiu, no només gestionareu el vostre propi calendari, sinó també el vostre ocupador. I hauríem de saltar d’una tasca a l’altra, fent malabarisme amb una forta càrrega de treball que, al seu torn, requerirà grans habilitats de gestió del temps.
- Confiança: com a assistent personal, tindreu un alt nivell de secret. Se li demana informació altament confidencial i haurà de mostrar discreció en el lloc de treball. Si el seu cap no pot confiar en tu, no podràs créixer i avançar dins de la posició i organització.
- Naturalitat tranquil·la: haureu de tenir molta paciència, sobretot si es tracta d’un personatge ardent o d’una celebritat exigent. També haureu de tenir les habilitats per difondre situacions i calmar el vostre cap quan se sentin en pànic.
- Flexibilitat i adaptabilitat: Encara que pugueu tenir la vostra manera de fer les coses, en aquesta línia de treball, és bo poder adaptar-vos a l’estil de treball del vostre cap.
Horaris i condicions laborals
Els PA es basen principalment en una oficina i solen funcionar fins a 40 hores a la setmana, de dilluns a divendres. No obstant això, s'espera que molts responguin el seu telèfon i correu electrònic durant els caps de setmana, de manera que mai no arriben a desactivar-se de la càrrega de treball.
També se us esperarà que viatgeu per la feina i us demanin que assistiu a esdeveniments de la indústria i altres emocionants oportunitats de xarxa al vespre.
Perspectives salarials
El sou d’un assistent personal varia segons la indústria, l’empresa i el nivell d’experiència. Si tot just comenceu, podeu esperar guanyar uns 18.000 £ (23.150 dòlars). A mesura que obteniu més experiència sota el cinturó, podeu guanyar fins a 50.000 £ (64.300 dòlars) com a assistent executiu sènior.
Perspectives laborals
Els assistents personals de confiança tenen una gran demanda. I si treballes molt, pots avançar a un nivell sènior, guanyant per deures i responsabilitats. També podríeu ser promogut al nivell directiu si mostreu habilitats de lideratge clau.
2. Obteniu les qualificacions
No hi ha requisits establerts per convertir-se en assistent personal; només cal tenir un historial demostrat en un rol administratiu. També haureu d’haver provat habilitats d’anglès i matemàtiques en forma de GCSE amb una qualificació entre A * i C.
Una HND o una titulació relacionada amb les empreses poden ser avantatjoses, sobretot si és per a la vostra primera feina d’oficina, com ho seria una qualificació d’idioma, que podríeu utilitzar per comunicar-vos amb clients i socis ubicats a l’estranger.
3. Aterreu el vostre primer treball
Per obtenir el primer lloc de treball com a empresa, haureu de tenir experiència laboral prèvia en funcions administratives. Podeu fer-ho fent voluntariat, treballant com a recepcionista a temps parcial mentre estudieu o realitzant una pràctica.
També haureu de tenir un currículum escrit acuradament que posi de manifest les vostres habilitats transferibles i una carta de presentació que us aconselli la flexibilitat i la flexibilitat a l’hora de sol·licitar posicions adequades.
Per trobar llocs de treball disponibles, podeu cercar borses de treball principals com Effective i LinkedIn, i també a les xarxes socials.
4. Desenvolupi la seva carrera professional
Progressar com a ajudant personal és lleugerament diferent del que teniu com a funció tradicional. Probablement rebràs un sou més alt, responsabilitats afegides i projectes més importants.
Podríeu acabar treballant com a assistent executiu (cuidant-vos també d’assumptes personals) o pujar dins del rang i convertir-vos en directiu vosaltres mateixos.
Si voleu avançar en aquest camp, heu de parar molta atenció a les tendències del sector i seguir desenvolupant les vostres habilitats realitzant cursos i esforçant-vos per dur a terme projectes fora de la vostra zona de confort normal.
També creareu una gran llista de contactes a través dels nombrosos esdeveniments en xarxa que assistireu. És vital que mantingueu aquestes relacions i mantingueu en contacte amb les persones que coneixeu; mai no se sabrà quan necessitareu una mà.
Ser assistent personal no és el més fàcil de fer feina, però qui vol fàcil, de totes maneres? És una carrera lucrativa que us mantindrà als peus, garantint que no hi hagi dos dies iguals.
Aquesta feina sembla el partit perfecte per a vosaltres? Si és així, uneix-te a la conversa següent i fes-nos saber els teus pensaments ...
