Si això us sembla i us agrada ser la persona interessada en qualsevol situació, continueu llegint a continuació per esbrinar què comporta realment aquest paper i com podeu crear un CV d’administrador d’oficina ideal.
1. Investiga la professió
Si voleu seguir una carrera professional en aquesta professió, és important esbrinar quines seran les vostres responsabilitats i quin tipus d’entorn de treball us trobareu, així com si teniu el que cal.
Descripció de la feina
Les funcions d’un director d’oficina varien molt, però s’encarreguen principalment d’organitzar i supervisar la feina del personal de l’oficina. Asseguren que tot funciona correctament, inclosa la neteja de les instal·lacions, els nivells de subministraments d’oficines i la planificació d’esdeveniments de venedors i reunions anuals.
Entre moltes altres tasques, els gestors d'oficines són generalment responsables de:
- Organitzar i mantenir els calendaris de l’empresa, que comportaran la programació de reunions per a empleats de nivell executiu, així com esdeveniments de calendari per a tota l’oficina.
- Organització i gestió de la correspondència dins i fora de l'oficina, incloent el correu i paquets importants. Això també implicarà tractar amb queixes o queixes per part del personal de l’oficina.
- Coordinar els acords de transport i allotjament per a executius comercials per a qualsevol viatge laboral.
- Mantenir l’estoc de papereria i el mobiliari de l’oficina.
- Supervisar i controlar la tasca de l'equip administratiu, inclosos els secretaris i els treballadors clericals. Oferir tasques d’orientació i delegació quan sigui necessari.
- Gestió de pressupostos per a la compra d’oficines, encapsulant qualsevol cosa, des de parades estacionàries, cafè i te, fins a despeses de manteniment i informàtica.
- Assistència a la preparació i execució de les reunions del consell, inclosa la creació i distribució d’agendes, així com a la presa de minuts.
- Gestió del sistema de fitxers de paper i en línia per garantir que tots els documents es guarden correctament.
- Desenvolupar procediments i implementar nous sistemes perquè tot el personal pugui seguir.
- Ajudar els nous empleats a instal·lar-se i dur a terme part de la inducció donant-los l’equip que necessiten per fer la seva feina.
- Organització de proves periòdiques per a equips elèctrics.
- Coordinar i planificar esdeveniments per a tota l’empresa com ara festes de Nadal, pilotes anuals, etc.
- Preparació de presentacions o cartes per a directius i executius de l'empresa.
Competències i qualitats essencials
Per poder ser un gestor d’oficines d’èxit, cal tenir algunes habilitats i qualitats. Normalment inclouen el següent:
- Habilitats de comunicació: ja que tractareu amb una gran quantitat de persones, des de col·laboradors fins a alts directius, clients i proveïdors, haureu de poder comunicar-vos eficaçment entre tots.
- Atenció al detall: hauríeu de poder analitzar-ho tot i assegurar-vos que no cometeu cap error descuidat. L’atenció al detall és clau quan es treballa en informes i documents importants.
- Habilitats de lideratge: a mesura que sereu els encarregats de coordinar l’equip administratiu, necessitareu habilitats clau de lideratge per delegar i dirigir.
- Habilitats analítiques: us encarregueu de pressupostos i manteniment, cosa que significa que haureu de ser capaços de jutjar on gasten l’empresa i què podeu fer per reduir costos i estalviar diners.
- Habilitats organitzatives: haureu de passar de diverses tasques diferents i haureu de poder mantenir-ho tot en ordre mentre es realitzi tasques múltiples.
- Competències informàtiques: haureu de tenir grans coneixements i pràctiques per utilitzar Microsoft Office Suite i Outlook.
- Habilitats interpersonals: un directiu d’oficina ha de tenir la capacitat de conversar sense esforç entre persones de tots els àmbits de la vida, han de ser un caràcter apropiat i amable.
- Habilitats de gestió del temps: com a directiu d’oficina, no només gestionareu el vostre propi calendari, sinó els d’altres, és per això que necessiteu una bona gestió del temps. Hauríeu de treballar al vostre programa diari i complir les vostres tasques de manera puntual.
- Habilitats de resolució de problemes: com que sereu els responsables de vetllar per un bon funcionament de l’oficina, haureu de ser capaços de pensar i demanar solucions: ràpid!
Horaris i condicions laborals
Si busqueu 9-5 hores, aquesta professió de recepció és ideal per a vosaltres! Normalment treballareu entre 35 i 40 hores setmanals, inclosa una pausa per menjar durant una hora. Hi haurà ocasions en què us pot requerir fer hores extraordinàries, però que dependran de l’organització on treballareu. És important mantenir-se flexible en cas d’emergència d’última hora, que sereu els responsables de la vostra gestió. Al cap i a la fi: ets la persona personal a l'oficina.
Perspectives salarials
Com en qualsevol altre rol laboral, el sou varia de l’empresa a l’empresa segons l’experiència, les qualificacions i la ubicació anteriors. Tot i això, el salari mitjà segons PayScale, als Estats Units, és de 46.156 dòlars i 24.327 £ al Regne Unit. Per descomptat, hi haurà espai per a la progressió un cop tingueu més experiència en el paper i espereu un augment salarial any rere any.
2. Obteniu les qualificacions
Per tal de treballar en un lloc d’administració d’oficina, necessitareu almenys un diploma de secundària incloent nivells A en matemàtiques, anglès i negocis. Generalment s’aconsella obtenir un títol de batxillerat o equivalent en estudis empresarials, administració d’empreses, comptabilitat o gestió de recursos humans, que donarà una imatge clara del funcionament de l’organització en general.
També podeu completar les certificacions de gestió; la International Facility Management Association ofereix el CFM (gestor d’instal·lacions certificat) per a aquells que voldrien convertir-se en gestors. Si decidiu convertir-vos en membre actiu, us haureu de passar un examen i completar activitats educatives cada tres anys.
3. Aterreu el vostre primer treball
Sense uns quants anys d’experiència en un rol administratiu sota el cinturó, és molt poc probable que saltin directament a la posició d’administrador d’oficina. En lloc d'això, haureu de tenir un historial demostrat de la gestió del temps, les habilitats de lideratge i les funcions generals d'oficina: tots els components clau del CV ideal del gestor d'oficines.
Les pràctiques seria un bon punt de partida per a un cercador d’ocupació que busqui un lloc sense cap formació superior. Això li permetrà obtenir experiència laboral pràctica en un entorn d’oficina i, molt probablement, portarà a una posició a temps complet.
De forma alternativa, podeu sol·licitar funcions d'assistent administratiu, on ajudareu al gerent de l'oficina amb tasques quotidianes que us permetran pujar a l'escala professional dins de l'organització.
4. Desenvolupi la seva carrera professional
Per convertir-vos en un directiu d’oficina, és probable que ja hagueu obtingut diversos anys d’experiència en el vostre camp relacionat, abans d’avançar al nivell de gestor.
Però, un cop esteu situats, encara hi ha oportunitats per a un major creixement. Podeu assumir més responsabilitat i gestionar un equip més gran, una oficina addicional o treballar en una posició més alta. Per exemple, podeu passar de gestionar l’equip de contingut a tota la divisió de màrqueting.
Si creieu que necessiteu per gestionar un equip de manera eficaç i contribuir de debò a una oficina i als processos, és ideal per a vosaltres una carrera com a directiu d’oficina. No només veureu els resultats físics del vostre treball dur, sinó que també mantindreu relacions importants en el procés.
És un assistent administratiu que vol convertir-se en gestor d’oficines? En cas afirmatiu, informeu-nos dels passos que esteu fent per assolir els vostres objectius a la secció següent.
