A mesura que el lloc de treball modern continua evolucionant, també passa amb el delicat art de la gestió de projectes. Ja van passar els dies de les notes post-it a través de les pissarres; les empreses ara estan a la recerca de les eines més eficients i rendibles, ja que busquen agilitzar el seu flux de treball i treure’n un avantatge menys.
El programari de gestió de projectes marca totes aquestes caixes. Independentment del negoci o de la indústria més àmplia, es pot personalitzar i ajustar fàcilment per complir els requisits de qualsevol organització. Però, naturalment, alguns equips poden dubtar. La resistència al canvi és la naturalesa humana i, quan hi ha marges de benefici en funció dels resultats, és més probable que les empreses es posin en dubte per què haurien d’utilitzar una eina particular.
Tanmateix, els múltiples avantatges d’utilitzar un programari dedicat haurien d’aliar aquestes pors. En aquest article, analitzarem alguns d’aquests avantatges i parlarem dels efectes positius que poden tenir en el vostre negoci. Així, tret que tingueu un excedent de notes posteriors que inunden el traster, llegiu el següent ...
1. Col·laboració més fàcil
Moltes tasques se sobreposen als límits departamentals i de la ubicació i de vegades pot ser difícil que cada membre de l’equip tingui coneixement del que està passant fora del seu cercle immediat. Afortunadament, una eina de gestió de projectes anul·la aquest problema directament; Wrike, per exemple, proporciona un flux d’activitats en directe que permet als altres membres de l’equip conèixer en què es treballa, mentre que també hi ha una funció de missatgeria instantània per a qualsevol consulta inquieta.
Com a resultat, la naturalesa ràpida i en temps real d’un servei basat en programari permet als equips col·laborar sense problemes, evitant possibles problemes de comunicació. També pot posar fi a les reunions d'actualització 'furioses per obtenir els avenços de tots; un benefici especialment útil quan el temps, i la paciència, són excel·lents.
2. Programació millor
Fer un seguiment de les fites en un projecte pot ser complicat, sobretot perquè cada membre de l’equip ha de saber què s’ha de completar i quan. Per combatre això, el programari col·laboratiu pot utilitzar gràfics Gantt clars i fàcils de seguir del calendari del projecte, que poden actualitzar-se constantment. Això és molt útil quan les coses canvien inevitablement en un moment i els recursos cal canviar.
També permet als gestors virtuals implementar instruccions d’una manera clara i accessible, mostrar visualment les tasques individuals i fer saber a tothom on es troben al fer clic al botó. D’aquesta manera, s’assegura que entre el caos general d’un projecte ocupat, la mala organització no es pot utilitzar com a excusa per no faltar un termini.
3. Millor comunicació amb els clients
Tots hi hem estat: la conferència de les 10.00 hores amb el client que comença realment a les 10.15 a causa de la manca d’habitacions disponibles (seguida d’un altre retard de 15 minuts ja que el client ha rebut la trucada de contacte errònia). A més de fer-vos semblar menys professional, és també un procés poc efectiu i que requereix temps.
Amb el programari en línia basat en núvol, aquesta saga no ha de passar. Els clients poden accedir al vostre tauler d'assignació i veure fàcilment el vostre progrés; aleshores podran fer comentaris i fer modificacions a les àrees corresponents: només cal que contrasenya i nom d'usuari. En el gran esquema de coses, això resulta en un ús molt més eficient del vostre temps i del client.
4. Delegar tasques amb més facilitat
Per als gestors, pot dedicar tasques molt importants a l'hora de fer tasques a particulars, especialment en projectes més grans que incorporen altres departaments i ubicacions. En lloc de presentar informació a cada persona, es pot inserir la tasca simplement a la línia de temps del projecte i assignar-la al membre de l'equip corresponent, juntament amb instruccions detallades.
Això fa que la vida sigui més fàcil per a tot l’equip, que només pot comprovar el programari per veure què se suposa que faran i quan s’ha de fer, una victòria eficaç i estalviadora de temps per a tothom.
5. Gestió del pressupost
Aquest és un altre avantatge d’un sistema de programari flexible i polivalent, especialment per als gestors que han de vigilar el cost d’un projecte i assegurar-se que no es descontroli. Tenint evidència quantificable real de quin empleat ha fet què, i durant quantes hores, els qui controlen el pressupost poden veure els costos en temps real i identificar on es gasten massa diners.
Al seu torn, això pot informar sobre les decisions per avançar, permetent als gestors modificar allà on sigui necessari o assignar hores de manera diferent. La importància de ser fiscalment responsable sovint es pot obviar quan l’atenció es centra en el projecte mateix, i aquest és un dels avantatges més subtils d’utilitzar una eina fiable de gestió de projectes.
6. Compartició i accés de documents
Un dels avantatges afegits de tenir-ho tot centralitzat en un sol lloc és el major control que tenen els usuaris sobre els documents. A banda del fet que no es poden perdre o desplaçar malament, el sistema també permet als usuaris fer un seguiment de qualsevol modificació o enviament, donant lloc a més responsabilitat i transparència sobre qui ha canviat el que es troba en un document en concret.
També és pràctic, ja que els membres de l’equip poden trobar documents fàcilment sense haver d’arrossegar mitjançant unitats compartides ni demanar enllaços. Això és especialment convenient quan un usuari espera una versió actualitzada d’un fitxer o es troba que es troba en una reunió de client d’última hora i necessita l’accés ràpidament.
Subscriu-te
Inscriviu-vos a la nostra newsletter per obtenir contingut més fantàstic i obtenir un 20% de descompte en la nostra prova professional
Subscriu-te7. Processos normalitzats
Com ja s'ha tocat, un dels avantatges principals del programari de gestió de projectes és que tothom arriba a la mateixa pàgina. Això també s'aplica als vostres processos, ja que tots han de proporcionar la mateixa informació i utilitzar les mateixes plantilles per crear i editar documents.
Tot i que això pugui semblar superficial, és important normalitzar-ho tot i assegurar-nos que cada document té la mateixa aparença. A més d'aparèixer més professional, també contribueix a crear coherència i unitat a tot el món, ja que tots treballen de la mateixa manera.
8. Integrar els membres de l'equip nou
Portar a algú a un projecte a mig camí pot ser una experiència desconcertant per a ambdues parts, ja que s’ha d’explicar i aprendre una gran quantitat d’informació i context en un termini de temps molt curt. Amb una eina fàcil d’utilitzar, totes les noves incorporacions a l’equip poden revisar clarament els avenços del projecte des del primer moment, així com qualsevol canvi de direcció al llarg del camí. Això significa que poden entrar a l'equip sense esforç, requerint una integració mínima i poder produir una contribució efectiva de forma immediata.
9. Funcionament a distància
Moltes companyies de referència ofereixen ara un treball remot i flexible; el programari col·laboratiu permet als empleats fer-ho de manera eficaç, sense desvincular-se de l'equip.
Això és degut a que els gestors de projectes poden estar segurs que encara es fan les tasques sense haver de revisar físicament, mentre que els usuaris a casa tenen tots els recursos que necessiten al seu abast; Tot el que cal és una connexió a Internet fiable. En un lloc de treball cada cop més progressiu i obert al canvi, és probable que aquesta forma de treballar es converteixi en una cosa més habitual en un futur proper, amb aquest programari que se situa al cor.
Com veieu, els avantatges d’utilitzar eines de gestió de projectes són indiscutibles. Quan s'enfronten a tasques complexes que consisteixen en una força de treball nombrosa i sovint dispersa, la preocupació immediata és com gestionar l'organització, la delegació i la comunicació. El programari sinergètic soluciona aquests problemes amb facilitat.
Tenint cura de la logística, això permet als directius centrar-se en dirigir el projecte, mentre que els treballadors saben exactament què haurien de fer i quan; en conseqüència, el procés es fa sense esforç i es pot donar un resultat final positiu a la satisfacció de totes les parts.
A través del seu programari de classe mundial, Wrike ha apoderat algunes de les empreses més reconegudes del món i continua creant solucions innovadores. Des de la planificació fins a l’entrega, la seva eina permet als equips empresarials assolir els seus objectius del projecte mitjançant una interfície lògica fàcil d’utilitzar i lògica; més de 15.000 organitzacions d'arreu del món les utilitzen actualment el seu programari d'última generació.
