Tot i que no necessitem canalitzar l’esperit de William Shakespeare quan fem un missatge de correu electrònic als nostres col·legues o directius, és important aplicar una bona etiqueta a Gmail o Yahoo! missatges de correu.
Recordeu-ho: hi ha l'escriptura de correu electrònic mandrosa i la composició formal de correu electrònic. Quin voleu utilitzar quan sou a l’oficina?
Posem-ho així: si voleu que us prengueu més seriosament i que us considereu més professional, us recomanem que aquest últim. Posem-ho d’una altra manera: no us molesteu quan Bill from Màrqueting us envia missatges que semblen més que un correu brossa a partir dels anys 90?
Aleshores, què és exactament l’etiqueta de correu electrònic professional el 2018 i més enllà?
Tenim un recull de consells per penjar un correu electrònic d’empresa que no sembla que un adolescent l’hagi escrit a Snapchat, sinó un adult competent.
1. Utilitzeu el llenguatge professional
Segurament, al món exterior, estàs abreviant les teves paraules, escrivint un llenguatge inadequat que mai faràs servir al lloc de treball i utilitzant l’anglès amb un abandonament temerari. No ens importa quantes vegades ho facis, deixa d’escriure. de ", " gr8 "i" LOL "a tots els correus electrònics de la vostra empresa: aquests són els pecats típics del correu electrònic.
A continuació, es mostra com es pot escriure un correu electrònic genèric per a una configuració professional:
- obriu el vostre correu electrònic amb una salutació
- acudeix de seguida a la carn del teu correu electrònic
- participeu bé amb una sessió de fitxers amable, com ara "gràcies", "sincerament" o "els millors desitjos".
Si voleu afegir una altra capa de professionalitat, només cal que atengueu als correus electrònics relacionats amb l’oficina.
2. Comunicar el to correcte
Si hi ha una cosa que és difícil quan s’envia un correu electrònic, és que es faci un to.
Atès que el destinatari no es comunica físicament i verbalment amb vosaltres, pot ser difícil per a la persona entendre el que estàs dient realment . Des d’humor a seriós, els correus electrònics poden disminuir els tons de tots els vostres correus.
Quantes vegades ha tingut problemes amb una broma inofensiva?
La principal dificultat és superar aquest obstacle i intentar comunicar el to adequat. Hi ha un bon nombre de recomanacions per aconseguir-ho:
- s’adhereixen als pronoms personals quan escriviu un correu electrònic digitalment
- escriu els teus correus electrònics en veu activa i no pasiva
- escolliu les paraules amb cura: l’adjectiu o el substantiu equivocat poden causar danys
- conèixer les salutacions i els tancaments adequats, però no siguis massa simpàtic.
Sovint, llegim massa un missatge a la safata d'entrada. Són indeguts? El missatge era sarcàstic? El passiu de l’emissor era agressiu?
Aquestes són preguntes raonables que ens inunden la lectura de l’últim article de la nostra safata d’entrada, però és hora de llençar-les i només ens adonem que l’enviador només envia un correu electrònic, no un estimat Joan ni un benvolgut Amy.
3. Formateu el vostre correu electrònic
De fet, és possible que el format del vostre correu electrònic no sembli una cosa tan important, però només és una capa afegida a la vostra cerca de perfeccionar les vostres comunicacions formals. Quan escriviu un correu electrònic, voldreu mantenir un tema consistent i professional, una plantilla que fareu servir regularment.
Com és el format predeterminat? Generalment és Times New Roman, de mida 11 o 12, i un espai després de cada paràgraf.
Aquí teniu un exemple:
Benvolgut senyor Vandelay,
Espero que tot està bé.
Vaig rebre el vostre missatge i vull agrair que us poseu en contacte amb mi. Vaig rebre els vostres consells i vaig incloure dos gràfics a l’informe per emfasitzar els nostres productes de làtex. Podeu veure les imatges que he triat al fitxer adjunt.
Esperem que impressionarà als nostres clients japonesos.
Atentament,
[Inseriu signatura aquí]
Un format senzill que no és fantàstic sempre és millor que un opulent i per la part superior. No necessiteu habilitats informàtiques prèvies per formatar correctament un correu electrònic.
4. Eviteu els Usernames escandalosos
Tant si obriu un nou compte de correu electrònic a l’oficina com si utilitzeu el vostre correu electrònic personal amb finalitats relacionades amb la feina, és el vostre treball fer aquesta cosa: eviteu el nom d’usuari indignant ( o ) . Això enviarà un missatge equivocat als vostres col·legues, supervisors i caps sobre el vostre comportament general.
En poques paraules, utilitzeu en lloc seu .
5. Corregeix la lectura de tots els missatges
Mira, no tots som infal·libles, saps? Ens equivoquem, és per això que posen les goma d'esborrar a la part posterior dels llapis i el botó "Eliminar" dels nostres teclats. Això passa.
La clau és aprendre dels errors. Si el vostre objectiu de vida per avançar és corregir errors i aprendre d'ells, podeu començar amb els vostres correus electrònics.
L’objectiu principal del vostre és revisar tots els missatges que envieu. No importa si el correu electrònic és de dos paràgrafs o una carta al màxim executiu de l'empresa. Hi ha dues maneres de fer-ho: instal·leu un complement gramatical al vostre navegador, l’eina més popular és Grammarly i comproveu el correu electrònic abans de prémer el botó “Enviar”.
Si mai no heu estat per l'estructura de l'oració o per l'actualitat, hauríeu de plantejar-vos instal·lar Grammarly. Mai se sap si aprendràs coses que has oblidat o que no sabies. Qui sabia que hi havia una diferència enorme entre "Si jo fos" en comparació amb "Si jo fos"?
6. Utilitzeu la vostra signatura amb prudència
La vostra signatura de correu electrònic és una gran eina a la vostra disposició perquè pot transmetre molta informació important sense haver-la afegit al context dels teus missatges. Una signatura adequada pot reiterar el vostre nom, títol, informació sobre mitjans de comunicació social o fins i tot alguna frase d'enginy que sigui aplicable a la vostra indústria. Et pot fer distingir-te de la multitud i permetre que els destinataris et recordin.
Aleshores, de quina manera es produeix una signatura que et faci destacar?
- limiteu la vostra signatura a quatre línies com a màxim
- afegiu icones de xarxes socials per incorporar la vostra signatura al segle XXI
- mantenir els colors simples i coherents; saltar el tipus de lletra rosa i predeterminat amb negre
- inseriu una trucada a l'acció a la línia final (assegureu-vos de recordar la festa de l'oficina)
- absteniu-vos de desaprofitar béns immobles valuosos mitjançant la vostra adreça de correu electrònic
- publica al costat de la seva signatura una imatge de color
Aquí teniu una mostra:
John Smith
Viatjant venedor, empresa ABC [enllaçat al lloc web]
+ (44) (0) 1632 123456
Així es maximitza la potència d’una signatura de correu electrònic.
7. Comprendre que res no és confidencial
Aquí hi ha la veritat d’utilitzar Internet el 2018: res és segur, segur o confidencial. Des d’infiltracions de dades fins a incompliments de seguretat fins a hacks de correu electrònic, sembla qualsevol cosa i tot el que feu en línia deixa de ser confidencial i anònim. Pregunteu als executius de Sony. I és important recordar-ho la propera vegada que envieu un correu electrònic ple de greuges i una mica massa personal.
És a dir, escriu un correu electrònic amb la idea que la resta de l’oficina el pogués veure. És millor adherir-se simplement a la teva feina i a l’adagi antic de “si no tens res de bo, no ho diguis en absolut”. A més, absteniu-vos de proporcionar massa informació sobre dades corporatives sensibles.
En superar aquests suggeriments, podríeu arriscar que altres persones també ho llegissin. Només heu tingut la vostra sort que una vegada que us vau queixar de recursos humans, l'empresa es va piratar!
És cert que els darrers anys l’ambient d’oficina s’ha relaxat una mica. Això és possible perquè més mil·lenaris han entrat en la força de treball, aportant la seva exuberància i formes modernes al paisatge de l’oficina. Però aquest comportament no s’ha d’integrar als vostres correus electrònics. Hauria de ser el contrari: professional, net i educat, com el Wall Street Journal .
Diuen que el correu electrònic ha mort. Quin és el punt de practicar bones maneres, de totes maneres? Doncs bé, tenint en compte com es mor i es mor per l’espai d’oficines moderns per correu electrònic, és segur que s’equivoquin. Abans de fer clic a "Enviar" al següent missatge de correu electrònic, penseu si compleix els criteris d'etiqueta. Si no és així, haureu de tocar el botó retrocés al vostre teclat i tornar a començar tot. Et vesteix per l'èxit, i per què no escriure també per tenir èxit?
Escrius correus electrònics professionals? Feu-nos-ho saber a l'apartat de comentaris!
