La veritat és que no és tan difícil desenvolupar aquesta habilitat transferible i, un cop dominada, podreu arribar fins i tot a les èpoques més difícils i ser més eficients en aquest procés.
Tot el que heu de fer és fer uns quants ajustaments a la vostra programació normal, i us hem enumerat els passos que heu de seguir per aconseguir el vostre objectiu d’organitzar-vos millor.
1. Feu un Pla
Sense una planificació adequada, és probable que alguns detalls caiguin entre les esquerdes. De manera que, qualsevol que estigui treballant, és important dedicar-hi temps esbrinant quines eines i recursos es necessiten, quant de temps és necessari per dur a terme la tasca i quina és l'estratègia correcta a seguir.
Això també passa pels teus objectius de carrera. Per exemple, diguem que voleu una promoció a finals d’any. Per tal de fer-ho realitat, haureu de demostrar per què us ho mereixeu i que disposeu de totes les habilitats professionals necessàries, així que fixeu-vos alguns objectius assolibles per treballar i mantenir-vos motivat durant tot l'any.
2. Creeu una llista de tasques pendents
Feu una nova llista de tasques cada dia amb totes les coses que necessiteu fer durant el dia (fins i tot si és senzill com presentar o comprar compres de menjar). En fer-ho, no oblidareu res i també us sentireu més productius quan marqueu les tasques que feu.
Per portar les coses al següent nivell, prioritzeu els articles de la vostra llista de prioritat alta a baixa. Podeu fer-ho mitjançant codificació de colors o numeració d’elements perquè en sàpigueu quins has de completar primer. En aquesta nota, de vegades és més fàcil preparar la vostra llista al final del dia per a l'endemà; així podreu dirigir-vos al negoci un cop us desperteu.
3. Preneu notes a les reunions
Si us trobeu en una altra reunió de treball avorrida, podríeu pensar que no heu de prendre cap nota i que simplement recordareu tot el que es discuteix. Però siguem sincers: tan aviat com abandoneu la sala, oblideu de forma instantània en què va començar tot el punt de la reunió.
La presa de notes us ajudarà a llarg termini, sobretot quan el vostre cap us aconselli les instruccions per completar un projecte específic. D’aquesta manera, no haureu de molestar-los amb preguntes (que probablement ja estaven adreçades a la reunió) i efectivament podreu demostrar com d’organitzat i proactiu sou.
4. Utilitzeu un diari
Un diari o calendari anual us poden ajudar realment a ajuntar-vos i a organitzar-vos. Utilitzeu-lo per programar cites, elaborar un menú de menjar setmanal i anotar totes les tasques i assignar hora a cada esdeveniment per assegurar-vos que aprofiteu al màxim el vostre dia. Dit això, el més probable és que el vostre dia no vagi exactament tal i com estava previst (per exemple, es pot produir un canvi d’última hora que necessiti la vostra atenció urgent), així que permeteu un temps per a emergències.
5. Declutir el cervell
No és cap secret que l’estrès del lloc de treball us impedeixi exercir la vostra feina. Només acabareu perdent innecessàriament temps preocupant-vos de les coses. És per això que és important que disminueixi el cervell i assumir una tasca a la vegada, i no intentar fer multitasca i realitzar massa coses a la vegada.
També podeu intentar meditar al matí per desfer-vos de qualsevol estrès i pensaments negatius. De fet, un estudi recent sobre la influència de la consciència i l’estrès en el lloc de treball va trobar que després de set setmanes de meditació, els participants van mostrar un augment en la consciència.
6. Invertiu en carpetes d’emmagatzematge
És sorprenent quin impacte pot tenir alguns fragments de papereria per a la teva psique i per a la teva organització en general. Ja sigui per casa, classe o oficina, invertir en algunes papereres, carpetes i safates per separar els objectes et farà sentir millor a l’instant.
7. Etiquetar els vostres documents
Quin sentit té tenir fitxers nous i brillants si no sabeu què hi ha? Per obtenir els avantatges del vostre escriptori o armaris de nova organització, utilitzeu etiquetes per identificar què hi ha a cadascuna de les papereres d’emmagatzematge. D’aquesta manera podreu estalviar temps en tamisar entre piles de paper de ferralla o caixes de roba per trobar els articles que necessiteu.
8. Teniu una pila de "fer" i una "feta"
Si tracteu-vos de diverses tasques diferents alhora, conservar dues safates separades (una per a tasques que cal fer i una altra per a tasques ja finalitzades) pot resultar increïblement útil. Fins i tot podeu separar tasques a la safata "per fer" amb fulls de visió per saber que quants queden per actuar.
9. Creeu el vostre propi sistema d’arxiu
Un bon sistema d’arxiu personal és fonamental per a qualsevol professional. Per exemple, podeu crear fitxers amb subcarpetes i separar els vostres documents per categories: factures, rebuts, notes del metge, contractes, projectes, etc. Segons el vostre estil de vida, tindreu el vostre mètode preferit, ja sigui en format paper o bé per utilitzant dispositius electrònics.
10. Organitzeu l'escriptori
Si teniu la culpabilitat de tenir un escriptori desordenat, ha arribat el moment de fer-ho. Comenceu a arrossegar documents solts a les carpetes classificades. Fins i tot podeu organitzar el sistema al servidor compartit. Per exemple, si hi ha un manual que segueixen els vostres companys o companys de classe, però els fitxers es guarden a tot arreu, podeu organitzar-los en una carpeta que sigui fàcil per a tothom per localitzar-los.
11. Llançar articles que no són necessaris
Tots som culpables d’acaparar articles que no necessitem, ja sigui una ampolla de desodorant buida a la part posterior del nostre sorteig o impressions de fa dos anys.
És el moment de desfer-se de tota la brossa innecessària i tenir un espai de treball o una casa més neta. Allotgeu-vos mitja hora al final del dia tots els divendres per llençar articles no necessaris i organitzeu-vos, de manera que podreu tornar a començar quan arribi el dilluns.
12. Utilitzeu eines tècniques
En l’era digital actual, hi ha milers d’aplicacions dissenyades per ajudar-nos a mantenir-nos concentrats i organitzats. Si preferiu utilitzar dispositius tecnològics, podeu accedir a algunes aplicacions per ajudar-vos a mantenir-vos en bon camí. Algunes recomanacions fantàstiques inclouen Evernote per a les vostres llistes de tasques, Beep Me per configurar recordatoris (només per a iOS), TripIt per fer arranjaments de viatge i Last Time per fer el seguiment de totes les tasques.
13. Gestiona el teu temps
Poder gestionar el vostre temps de manera eficaç és una de les habilitats més útils que podeu tenir a la vida. Si us dediqueu un cert temps per completar una de les vostres funcions, podreu acabar amb les hores innecessàries del vostre dia.
De manera que, en lloc de queixar-se de "no tenir prou hores al dia", ara podràs utilitzar aquestes hores amb prudència, assegurant-te que completis, si no tot, la majoria del que vas proposar fer.
14. Ser un ocell precoç
És molt probable que aconseguiu més profit del vostre dia si us desperteu aviat. Aleshores, en lloc de rodar del llit a les 8:30 quan necessiteu estar a l’oficina o a l’aula a les 9:00, per què no desperteu-vos una mica abans? Podràs prendre un bon esmorzar i potser fins i tot agafarà un entrenament ràpid. No només això t’assegura que estàs despert i ple d’energia, sinó que també et prepararà per al dia que ve.
15. Aprendre a delegar
Poder delegar bé és una habilitat adquirida que a molts professionals els manca. Heu d’identificar quines habilitats tenen els vostres contemporanis i com es poden utilitzar per aconseguir els millors resultats per a tot l’equip. Recordeu-ho: tot i que potser voleu fer-ho tot, no serà productiu. Algú del vostre equip pot tenir una experiència millor en el maneig de determinades tasques, i us permetrà centrar-vos en altres qüestions importants.
Quins són els vostres consells i trucs preferits per organitzar-vos? Participeu a la conversa a continuació per informar-nos ...
