12 maneres de gestionar amb èxit un equip virtual

Els equips virtuals s’han convertit en la norma en els darrers anys, amb més i més empreses i startups dirigint-se a treballadors remots per construir un lloc de treball productiu. Aquesta estratègia no només redueix costos, sinó que també augmenta la productivitat oferint als treballadors un horari flexible, augmentant essencialment la satisfacció laboral i aconseguint millors resultats en el procés.

Però per augmentar els ingressos i maximitzar l’èxit, necessiteu el conjunt adequat d’habilitats i dispositius per gestionar un equip virtual.

Des d’eines col·laboratives a pràctiques clau, aquí teniu la manera de gestionar un equip virtual d’alt rendiment.

1. Crear una estructura i un pla

El primer pas per gestionar eficaçment equips virtuals és definir un sistema de treball al qual tothom pot adherir-se, també conegut com a procediment operatiu estàndard (SOP). En establir estàndards i establir el procés de treball, els membres de l’equip podran comprendre millor el temps que han de durar les tasques i en general tindran menys preguntes.

Per estandarditzar els procediments i les regles del perfil per a tots els empleats, ja siguin remots o interns, podeu crear un manual que es pugui descarregar. Podeu fer-ho tan ampli o senzill com vulgueu; la idea és que tots els empleats hagin de seguir el procediment necessari per completar els seus projectes de la manera més eficient i precisa possible.

2. Desplaceu-vos endavant amb l’ús compartit de fitxers

L’enviament de grans documents per correu electrònic no només pot fer que la vostra safata d’entrada funcioni a un ritme molt més lent del que és habitual, sinó que també es pot perdre informació en traducció, especialment quan envieu comentaris en un formulari independent. Per evitar aquests problemes totalment, podeu compartir fitxers grans amb membres de l’equip mitjançant un servei basat en núvol, com Dropbox.

Els servidors d'emmagatzematge al núvol ofereixen tot el que fa el servidor intern, però són més segurs i fàcils d'accedir. Els vostres fitxers i carpetes es poden organitzar de la manera que vulgueu. Mentrestant, Dropbox també té una aplicació que es pot descarregar, de manera que fins i tot podeu accedir als vostres documents des de qualsevol dispositiu, cosa que és perfecta si esteu treballant a la carretera i necessiteu accés a diversos fitxers.

3. Participeu en diversos canals de comunicació

Per allunyar-se d’un model tradicional de lloc de treball, és fonamental revisar la part clau d’un equip fort: una comunicació eficaç. I per treure el màxim partit al vostre equip, haureu de aprofitar les eines de comunicació més importants disponibles al mercat.

La primera eina essencial que necessiteu per gestionar treballadors remots és un sistema de xat segur que us permetrà enviar missatges instantanis i trucar als companys amb un clic. Aquestes eines s’utilitzen a oficines d’arreu del món i proporcionen als empleats una plataforma per tenir un xat aquàtic tan important, fer preguntes ràpides i compartir fitxers entre ells.

Mentrestant, no podeu demanar simplement a algú que aixequi una cadira al vostre costat per mostrar-los el vostre procés de treball quan treballeu a distància. D'altra banda, amb les eines per compartir vídeo, també podeu fer el mateix! Skype, per exemple, us permet trucar en videotrucada mentre compartiu la pantalla amb ells perquè puguin veure el que esteu fent. Alguns podrien argumentar que això és fins i tot millor que la formació presencial, però us deixarem ser el jutge d’això.

4. Toqueu el programari de gestió de projectes

Quan molts membres d’un equip col·laboren en un sol projecte, és essencial l’ús del programari de gestió de projectes. Això permet efectivament fer el seguiment de processos, introduir dades i comunicar-se amb el vostre equip, així com millorar la col·laboració entre els membres de l’equip.

De fet, hi ha centenars d’eines de gestió de projectes disponibles al mercat que us poden ajudar a racionalitzar un projecte i a treballar cap al mateix objectiu final, des de Trello fins a MindMeister.

5. Construeix una cultura de l'empresa remota

Crear una cultura d’empresa pot semblar una qüestió una mica complicada quan tots els vostres empleats no treballen sota el mateix sostre i no tenen contacte presencial cada dia. Però, dit això, no és impossible! Amb la potència d’internet, podeu veure els vostres companys utilitzant programes de vídeo o enregistrant clips breus per enviar als vostres col·laboradors mitjançant un sistema integrat.

També podeu organitzar un esdeveniment (si tots els vostres treballadors estan al mateix país) perquè puguin reunir-se i crear un vincle més fort quan treballen junts cada dia. En fer-ho, els vostres empleats remots tindran experiències compartides que ajudaran a crear la seva confiança i comprensió els uns als altres.

Alternativament, podeu organitzar captures freqüents mitjançant trucades o xerrades de grup quan tothom acaba el dia un divendres a la tarda.

6. Establiu l'horari de treball establert

Si teniu empleats als quatre racons del món, és probable que tingueu persones diferents que treballin les 24 hores del dia. Tot i això, és important intentar establir uns horaris de treball específics per a diversos membres de l’equip, procurant que sempre hi hagi un cruce entre almenys dos equips que treballin junts alhora.

Es reduirà fonamentalment el temps de superació dels projectes si dues o més persones que col·laboren estan en línia alhora. Això no vol dir necessàriament que el seu horari laboral s'hagi de concretar, però s'hauria d'aconseguir algun tipus d'acord perquè es puguin recolzar mútuament durant qualsevol dia laboral.

7. Crear un sistema de calendari combinat

Per ajudar-vos a identificar els horaris i els horaris de treball dels membres de l’equip, heu de considerar l’ús d’un calendari col·laboratiu al qual poden accedir tots els membres de l’equip (amb drets limitats, per descomptat, no voleu que editen els seus propis torns!). Podeu organitzar diferents calendaris per a diferents temes (per exemple, hores de treball, excedències anuals, etc.) o llistar tots els esdeveniments en un sol calendari i utilitzar un sistema de codificació de colors per diferenciar temes.

Aquesta és també una excel·lent oportunitat per programar reunions, sessions de formació i altres esdeveniments que seran útils per als vostres empleats.

8. Contracteu un equip d’auto-motivadors

Els grans treballadors remots han de ser motivats i conduïts per si mateixos, i com a mínim és difícil trobar aquesta gent. Però, per executar un negoci d’èxit, heu d’identificar si poden seure sols durant hores un extrem i produir treballs d’alta qualitat.

No només han de ser motivats per si mateixos, sinó que també han de tenir excel·lents habilitats de comunicació escrita i verbal per garantir que no hi ha malentesos. A més, també han de ser bons en la resolució de problemes i s’han d’organitzar amb excel·lents habilitats de gestió del temps.

9. Sigues creatiu amb la vinculació d'equips

Quan es treballa pràcticament, pot costar molt més esforçar-se per formar una cultura i un “esperit d’equip”, però és imprescindible per a la gent crear un vincle. Els empleats han de saber que estan treballant per aconseguir un objectiu final i formen part d'una imatge més gran, en lloc de simplement treballar pel seu compte.

Podeu crear un sentiment real d’equip interactuant amb els empleats mitjançant videollamades, enviant-los regals i missatges personals d’aniversari i comunicant-vos fora de l’horari laboral a través de les xarxes socials i altres punts de venda.

10. Establiu objectius i límits

Una bona manera de mantenir compromès els empleats remots és establir objectius i recompensar-los pels seus assoliments. Per exemple, si el vostre treballador remot és un representant d’atenció al client, podríeu recompensar-los amb una targeta de regal per a la seva botiga favorita si compleixen o superen objectius específics.

Al costat de la volada, també haureu de crear límits. Per exemple, els empleats haurien de treballar un mínim de sis hores diàries. Si treballen alguna cosa durant aquest temps, seran pagats per hora.

11. Formar un equip de líders

Un equip virtual hauria de ser, bàsicament, un grup de líders que puguin gestionar les seves pròpies càrregues de treball sense necessitat de cap mà. Cada persona ha de ser responsable d’un conjunt de tasques i haurà de dirigir les seves tasques diàries en funció del treball que es realitza.

Si bé treballaran com a part d’un equip, també han de mostrar la capacitat de liderar d’una manera o d’una altra, ja sigui assignat com a responsable del projecte d’una determinada tasca o encarregat d’una secció específica d’un projecte.

12. Programar reunions freqüents

Per aconseguir la sensació d’unitat de l’equip, hauríeu de organitzar reunions periòdiques, tant a títol individual com d’equip. La freqüència d’aquestes reunions és inferior al vostre calendari de treball, però heu d’intentar fer la sessió amb el vostre equip en conjunt un cop a la setmana per assegurar-vos que tothom es trobi a la mateixa pàgina. Mentrestant, no vagis a la borda: moltes reunions poden fer més mal que bé

Això no només és eficaç per a la vinculació d'equips, sinó que també fomenta la pluja d'idees i la creativitat entre els membres de l'equip, i genera confiança en equips remots. També pot reduir els nivells d’estrès recordant als treballadors remots que tenen una xarxa de seguretat i una unitat amb la qual consultar.

Com que el lloc de treball ja no està restringit a una única oficina, és fonamental que s’adapti i desenvolupi les teves habilitats per tal de gestionar els empleats de tot l’estany. Per assegurar-vos que esteu escalant i construint un negoci fort, heu de mantenir motivats i motivats els vostres treballadors remots, i aquestes estratègies de gestió clau us poden ajudar a aconseguir-ho.

Alguna vegada ha gestionat una mà d’obra remota? Quins reptes i sorpreses vas tenir? Potser voleu compartir els vostres propis consells i consells sobre com crear i gestionar un equip virtual? Uneix-te a la conversa a la secció de comentaris que hi ha a continuació i fes-nos-ho saber.

Deixa El Teu Comentari

Please enter your comment!
Please enter your name here