Però, és inevitable que us deixeu veure amb el pes del projecte?
No si utilitzeu els millors trucs i executeu l'estratègia adequada i adaptada a les necessitats específiques i úniques de l'empresa.
A continuació, es mostren 10 consells sobre gestió de projectes que tots els nous gestors (i experimentats) han de conèixer.
1. Establiu les expectatives de l'organització
Abans d’iniciar un projecte important, podeu ajudar a l’empresa a plantejar expectatives realistes, una sèrie de passos per garantir que l’equip finalitzi el projecte a temps i pressupost. En fer això, l'organització pot assegurar un avantatge sostenible respecte als competidors de la indústria i incloure aquesta estratègia en la planificació a llarg termini.
La pregunta clau és: com esbrina què és una expectació basada en la realitat?
Aquí és on es desenvolupen les vostres habilitats de gestió de projectes, ja que ara podeu implementar diversos mètodes:
- contractar i conservar el talent adequat amb les habilitats adequades
- aprofitar solucions tecnològiques
- experimentar amb la gestió de la realització de beneficis
- acceptar procediments àgils (vegeu més avall)
- connectar la preparació d’estratègia amb l’execució de la gestió.
Segons el lloc on estigueu a l'empresa, també podeu recomanar Enterprise Project Management o EPMO. Aquesta és una eina de negoci centralitzada que enlaira el buit entre estratègia i empresa, utilitzant una àmplia gamma de mecanismes de suport per al govern corporatiu i la gestió de la cartera de projectes.
2. Defineix les fites crítiques
Cada projecte es defineix per moments, una sèrie de pràctiques àgils que acabaran conduint a un producte acabat. Independentment de quin tipus d’esforç estigueu treballant, el conjunt es basarà amb molt de gust en dues coses: les fases principals i les subfases.
Les fases primàries consistiran a iniciar, planificar, executar i tancar. Les sub-fases són les petites coses que coordineu amb el vostre equip per completar, des de comprendre les necessitats dels clients fins a recopilar dades fins a la redacció de documents tècnics. Es tracta de la personificació de la gestió de projectes amb èxit.
Anoteu totes les fites importants, ja que servirà d’indicador efectiu si vosaltres i el vostre equip aconsegueixen l’èxit.
3. Estudiar els punts més clars dels projectes
L’única manera com es pot construir una casa és si hi ha un fonament fort. El mateix passa amb la planificació de projectes; sense estudiar minuciosament els punts més fins, no produireu un projecte sòlid. Igual que una casa sense fonament estel·lar, el vostre projecte es mourà, s’enfonsarà i inevitablement s’executarà.
Per tant, per assegurar-vos que la planificació sigui efectiva, heu d’incorporar aquests trucs a la vostra gestió:
- definir els objectius dels clients
- delineu l’objectiu de l’empresa
- identificar els grups d'interès del projecte
- entendre quins són els seus interessos
- conèixer les seves expectatives de principi a fi.
Una cosa més: una estratègia de projecte en profunditat ha d’incloure els rols i les responsabilitats de cada membre de l’equip. Cosa que ens porta al nostre següent punt.
4. Identificar els punts forts i els punts febles dels membres de l'equip
Tal com diu la dita, sou l’empresa que mantingueu. Aquest adagat antic ja s'aplica a la gestió.
Les empreses sobreviuen i prosperen mostrant els punts forts dels seus empleats i amagant les seves debilitats. Heu d’adoptar la mateixa mentalitat quan delegueu tasques, tasques i responsabilitats.
Abans de l’anàlisi del beisbol, els directius determinaran, abans d’un partit, qui sobresurt en què i contra qui. Bé, poseu-vos la tapa de la bola i veieu on s’adapten els vostres plans Sally the Engineer, Johnny el lingüista, Billy the Wizard Tech i Susie the Cruncher Number.
Suggeriment: aquests sobrenoms et diuen tot el que has de saber.
5. Mantenir la comunicació àmplia
Comunicació, comunicació, comunicació. Aquesta és una habilitat professional que molts manquen del mercat de treball ultra-competitiu i ferotge actual.
Per gestionar un projecte sense problemes, es necessita una comunicació eficaç entre totes les parts implicades: clients, grups d'interès, membres de l'equip i responsables de projectes. Si hi hauria un problema en l’àmbit de la comunicació, hi haurà atacs a cegues, problemes de "Bé, no m’ho heu dit!" o "Sí, bé, ho hauríeu d'haver dit!".
En definitiva, les línies de comunicació han d’estar sempre obertes, emprades constantment i a punt d’utilitzar.
Així doncs, com assegureu que la comunicació funciona correctament? Aquí hi ha alguns consells:
- Escriviu informes sobre l'estat del projecte, mantenint tots els usuaris a la mateixa pàgina sobre qualsevol novetat
- celebrar reunions generals de comunicació al començament i al final de cada setmana
- mantenir una política de portes obertes que permeti a qualsevol persona amb preguntes o inquietuds parlar lliurement
- fes la base per saber-ho, perquè és probable que oblidis el que constitueix.
Una comunicació ineficaç sovint es traduirà en fracassos del projecte, presentacions retardades i potser superant els límits del pressupost.
Subscriu-te
Inscriviu-vos a la nostra newsletter per obtenir contingut més fantàstic i obtenir un 20% de descompte en la nostra prova professional
Subscriu-te6. Motiva el teu equip
Un atribut de bona gestió és el lideratge.
Què és un bon lideratge? Per un, la capacitat de motivar als seus subordinats. Això pot ser difícil d’aconseguir perquè no tothom està motivat per les mateixes paraules, expressions físiques, objectius corporatius i idees. És la vostra tasca abandonar l'enfocament personalitzat i adaptar el vostre estil de gestió a cada persona a bord.
Aquí hi ha algunes idees a tenir en compte:
- mostra estima pels seus empleats amb festes d’oficina, targetes de regal, concursos i elogis verbals
- Oferir oportunitats per créixer les seves habilitats i avançar en l'empresa
- comunicar-se amb honestedat i regularitat; els empleats odien estar a les fosques i jugar al joc d’endevinar
- fomentar les relacions entre alts directius i treballadors de primer nivell
- fomentar la independència i proporcionar als treballadors l’opció d’autogestionar-se.
7. Emplear habilitats de gestió pressupostària
El vostre projecte avançarà, avançarà a la següent etapa i es completarà? Voleu dir "sí", però això depèn del pressupost.
Per descomptat, una gran corporació multinacional disposarà de recursos immensos per aconseguir un projecte. Tanmateix, la majoria de les empreses, grans i petites, estrenyen el cinturó i operen dins dels límits d'una quantitat finita de dòlars [o inseriu la moneda que trieu aquí]. Això pot exercir molta pressió sobre el responsable de projecte i corrompre tot el que fins ara tenia previst.
Però ha de ser? No. Mentre implementeu aquestes cinc eines, podreu mantenir el control:
- sempre factor en costos d’atacs o sorpreses espontànies
- conèixer allò que els interessats realment necessiten i volen
- assegureu-vos que tothom es faci responsable, així com que estigui informat de qualsevol canvi
- desenvolupar indicadors de rendiment clau (KPI) que aspiren a assolir objectius a llarg termini
- quan sigui necessari, reviseu, reviseu i reviseu.
Recordeu-vos: si gestioneu els centaus, seran els dòlars.
8. Mantenir les reunions organitzades i enfocades
Molta premsa negativa ha envoltat The Meeting. El consens és aparentment que La Trobada és una pèrdua de temps i els que lideren aquests poders igual que sentir-se parlar i cridar platituds durant una hora o dues.
Però, per què tirar el nadó amb l’aigua del bany? No és tant que la reunió sigui dolenta per als negocis; és que no s’utilitza correctament.
Com a gestor de projectes que està massa ocupat per pronunciar tòpics, donant un 110%, canvi de paradigma i pensant fora de la caixa, voleu que les vostres reunions estiguin en profunditat, però per al punt. Això també vincula amb el punt anterior sobre la comunicació.
L’objectiu de cada reunió és tenir un parell de temes per discutir, que es poden aconseguir mantenint-se organitzats i concentrats. Al final d'aquesta reunió de 45 minuts, cal fer una pregunta: tothom sap de què va tractar-se aquesta reunió?
9. Utilitzeu Eines de programari
El gos ja no és el millor amic de l’home. És tecnologia.
El món empresarial ha fet un treball increïble adaptant-se a les condicions de canvi, avançant eines digitals i maximitzant aquestes oportunitats per maximitzar els beneficis. Per descomptat, hi ha alguns valors, però la majoria de les empreses utilitzen el maquinari i el programari més moderns per aconseguir la feina.
Tu, com a responsable de projecte, també ho podeu fer.
Hi ha un munt de programari que pot complementar el vostre estil de gestió. El millor programa és quelcom que combina col·laboració, gestió del temps, comunicació, planificació i intercanvi de documents en un sol ecosistema.
No tens dubte què fer servir? A continuació, es mostren alguns suggeriments econòmics (gratuïts amb opció d’actualització) i que ofereixen una àmplia gamma d’avantatges de programari:
- Trello
- Fluix
- Campament base
- Wrike
- Podio
10. Realitzeu una revisió en acabar
Al final, és important realitzar una revisió exhaustiva del projecte. No estem parlant només de fer servir el producte acabat i assegurar-nos que es compleixen tots els objectius, necessitats i tasques. En el seu lloc, haurà de examinar cada fase, avaluar cada subfase i realitzar una introspecció de les vostres habilitats de gestió de projectes (eren les millors que podrien ser, o hi ha marge de millora?).
Revisant l’inici, planificant, executant i tancant, podeu millorar alguna cosa, mantenir la seva eficàcia o establir el millor curs d’acció.
I saps què? Aquesta és la millor eina d’aprenentatge de tots ells.
Els experts han comparat els gestors de projectes amb els conductors clàssics. El director de l’orquestra guia tots els violinistes, violoncel·listes i trombons per seguir i executar totes les notes en una partitura detallada. El responsable del projecte tindrà el pes del món sobre les espatlles, però aquest tipus de pressió és el que farà o trencarà la carrera professional.
Seràs com Ícar i pujaràs al cel només per veure que les ales flamegen a causa del sol? O et modelaràs com Nike, la deessa grega i seràs la personificació de l’èxit?
Quins altres consells sobre gestió de projectes voleu compartir amb nosaltres? Uniu-vos a la conversa a continuació!
